Le conseil de la semaine, c’est un peu pour donner au suivant, pour écrire ce que Julie Gauthier aurait bien aimé lire quand elle était seule à son bureau de directrice générale de la coopérative Paradis (dans un vieux cinéma froid où la neige rentrait l’hiver), poste dans lequel elle portait tous les chapeaux: c’est elle qui posait l’abri tempo, qui gérait un débordement de toilette un 25 décembre et qui n’avait qu’une pomme et une orange pour Noël (seul le dernier item est fabulé). Aujourd’hui artiste (cinéaste-scénariste à temps partiel), directrice du Conseil de la culture du Bas-Saint-Laurent et à la vice-présidence du Réseau des conseils de la culture du Québec, Julie a envie de partager son savoir avec tous les travailleurs culturels et artistes de la relève qui ont besoin d’un coup de pouce pour le côté le plus plate (ou pas?) de la force : financement, développement de projet, marketing… Name it!

Est-ce que je suis une fille organisée? Comment je jongle avec une job de direction, un sideline de scénariste, d’étudiante à la maîtrise et de blogueuse? Bon premièrement, déconstruisons le mythe.

1. Je traîne la rédaction de mon mémoire depuis au moins 4 ans (et j’en ai une en littérature encore inachevée à ce jour).

2. Je blogue surtout pour procrastiné la rédaction de mes scénarios et le dépôt de mes rapports personnels aux institutions (allô le CALQ).

Je dirais que je me suis auto-diagnostiquée un peu de surefficience mentale (penser trop et différemment). Mon cerveau est en perpétuel bouillonnement : j’ai besoin constamment de nouveaux défis, de nouveaux projets, ce qui fait que je m’assure toujours de m’adjoindre des gens compétents pour mener à terme les projets – allô mes deux maîtrises inachevées et mon insomnie chronique. Sur le court terme ça va très bien, je sprinte, mais sur le long terme c’est évident que je vais être déconcentrée pendant la course. J’ai donc besoin de passer le relais.

Quels outils sophistiqués j’utilise pour m’assurer d’être fonctionnelle dans ce chaos mental?

Ma liste

Une to do list est un incontournable. La mienne est en papier, elle n’est pas dans un cahier en particulier. C’est juste un accessoire temporaire pour voir tout ce que j’ai à accomplir à court, moyen et long terme. Je titre chaque feuille du nom de mon projet. Ensuite, je liste toutes les étapes à réaliser pour chacun des projets avec les dates limites. Les listes peuvent être dans tous les formats : papier, application Iphone, Ipad, ainsi de suite. Le format n’est pas important, il faut juste s’assurer de ne rien oublier.  Vous pouvez aussi surligner en jaune (oui le jaune est ma couleur de surligneur préféré, je suis classique là-dessus) les tâches que vous avez liquidées. Vous ne pouvez pas savoir à quel point ça fait du bien.

Mon agenda Google

Souvent on se complique l’existence. Oui, gérer plusieurs projets simultanément est une tâche ardue, mais s’outiller avec des logiciels complexes pour faire cette gestion… Ça rend rarement tout ça plus simple.

Mon agenda Google contient tout ce que je dois faire dans une semaine, par bloc. Une couleur pour les projets professionnels et une autre pour les personnels. Ici, je reporte tout ce qui est écrit sur mes listes. TOUT, j’ai bien dit TOUT. Oui, corriger et faire la mise en page d’un texte est une activité qui demande d’être inscrite dans son agenda. À cela j’ajoute tous les rendez-vous personnels ou professionnels.

L’agenda Google est disponible de partout et permet d’ajouter de la description sur chacune des activités inscrites. Il est possible de partager l’agenda avec d’autres gens. Il est également facile de déplacer des blocs. À chaque fin de journée, je regarde ce qui a été fait ou non et je déplace ce qui doit l’être. L’agenda envoie également des rappels sur votre boîte courriel ou à votre cellulaire. J’ai essayé plein d’autres outils de calendrier y compris le bon vieux Quo Vadis papier… Il n’y a vraiment rien comme le calendrier en ligne!

Truc bonus

Faites confiance à votre mémoire. Oui, je sais. C’est hautement angoissant, mais le cerveau a ça de beau : il s’adapte à tout. Si vous lui demandez constamment de fonctionner en mode multitâche, il va finir par comprendre. Je n’hésite jamais à naviguer d’une tâche à l’autre au gré des « pop up » dans mon cerveau. Mais ça, c’est moi… Aussi, je prends toujours des notes dans les rencontres et je ne les relis que très rarement.  Juste le fait d’écrire en plus d’écouter imprime un peu plus la discussion dans son cerveau.

Vous voyez, il n’y a pas de sorcellerie là-dedans. Des outils très simples. Avec le temps, j’ai appris que je fonctionne avec l’outil de recherche de ma boîte courriel (je ne classe rien dans des dossiers), j’accumule les piles de papiers sur mon bureau (je sais toujours où retrouver quoi.) Au lieu de m’ostraciser moi-même pour mon côté bordélique, j’ai appris à travailler avec.

Il n’y a pas plus rapide que moi pour retrouver un courriel et vous ne me verrez jamais chercher un document papier plus que 5 minutes dans mon bureau. S’agit juste de comprendre comment votre cerveau fonctionne et mettre en place les outils qui lui faciliteront la vie.

Julie Gauthier (qui blogue aussi ici)

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